Struktur Sistem Informasi Manajemen

 Latar Belakang

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis)  maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis seperti terlihat pada Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang tersedia.

Dalam modul sistem informasi manajemen ini, topik-topik yang dibahas antara lain berkenaan dengan bagaimana pemanfaatan teknologi informasi dikaitkan dengan pentingnya atau bantuannya dalam proses pengambilan keputusan manajemen. Selain itu dibahas pula mengenai perkembangan dari sistem informasi manajemen, tahap-tahap pengembangan sistem, dan peran penting dari sistem pendukung untuk pengambilan keputusan. Pada bagian akhir modul ini juga akan dibahas mengenai bagaimana sistem pengamanan dan pengendalian dalam pemanfaatan teknologi informasi di dalam sistem informasi manajemen. Sebagai tambahan, juga dibahas mengenai dampak atau pengaruh etika dan sosial dari sistem informasi.

 

Batasan masalah

memahami bagaimana suatu informasi dapat terjadi dengan mengerti struktur SIM data dalam proses pengambilan keputusan organisasi serta  mampu menganalisa keputusan-keputusan terbaik dalam proses pengambilan keputusan dengan informasi yang didapat.

 

Abstraksi

• Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.
• Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan
• Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses manajerial.

 

PENGENALAN SIM

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai: Sistem Informasi Manajemen.

 

PEMBAHASAN

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.

 

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu:

a.    kontrol operasional,

b.   kontrol manajemen, dan

c.    perencanaan stategi.

 

Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.

Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.

 

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

 

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

 

a.   Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

 

b.   Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM,
digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan

:

1.    SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

2.    SIM sebagai pendukung keputusan

3.    SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manaajeman

4.    SIM berdasarkan fungsi organisasi

 

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing klasifikasi diatas :

1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

Jika diminta untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya. Pertanyaan mengenai komponen fisik dapat dijawab dalam istilah fungsi pengolahan atau mungkin dalam istilah output sistem untuk pemakai.

 

1.1. Komponen Fisik

1.2. Fungsi pemrosesan

Gambaran untuk sistem informasi dalam syarat komponen fisik tidak menjelaskan apa kerja dari sistem. Cara lain untuk menggambrakan sistem informasi adalah dalam syarat-syarat fungi pemrosesan utama.

 

1.3.Output untuk pemakai

2. SIM sebagai pendukung keputusan

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.

Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

 

Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :

 

a.   Terstruktur / terprogram

Berulang, rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga
keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tipa kali terjadi.

b.   Tidak terstruktur / tidak terprogram

Baru, tidak terstruktur, dsan jarang konsekuan. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah ada sebelumnnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tak terlihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus. Dukungan sistem informasi akan berbeda untuk 2 jenis keputusan.

Syarat informasi untuk keputusan terstruktur adalah prosedur yang lebih jelas dan tidak samar-samar untuk pemasukan input data yang ditetapkan, prosedur pengesahan untuk memastikan pembetulan dan input yang lengkap, memproses input dengan menggunakan logika keputusan, dan output dari keputusan terprogram dalam bentuk yang berguna untuk aksi.

Contoh dari keputusan yang sangat terstruktur adalah rumus memesan inventaris lagi. Syarat-syarat dukungan untuk membuat keputusan tidak terstruktur dinilai pada data dan suatu variasi analisa dan prosedur. Sistem dukungan keputusan yang interaktif dengan jawaban yang umum dan kemampuan menganalisa adalah dukungan sistem informasi yang cocok untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur.

 

3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman

Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hirarki dari perencanaan manajeman dan aktifitas pengendalian.
Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.
Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung
pada proses yang tepat dari transaksi  pada tingkat dari penegndalian manajeman, pembuatan keputusan tentang keamanan persediaan dan frekuansi memesan lagi bergantung pada pembetulan ringkasan dari hasil-hasil operasi pada tingkat strategi, hasil dlam operasi-operasi dan pengendalian manajeman yang dihubungkan pada tujuan-tujuan strategi,
saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada ditengahnya.

 

3.1 Sistem informasi untuk pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian opersional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

 

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

1.   Proses transkasi

2.   Proses laporan

3.   Proses pemeriksaan

 

3.2. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

Informasi pengendalian manajeman dioerlukan oleh manajer departeman untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia  operasional, dana mengalokasi sumber daya. Proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut :

a.    Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).

b.   Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

c.    Sebab penyimpangan

d.   Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

 

Database untuk pengendalian manajeman terdiri dari 2 elemen utama, yaitu :

1.   Database dari operasional

2.   Rencana, anggaran, standar, dll

 

Kedua elemen tersebut mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan,
juga beberapa data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian manajeman adalah :

a.    Model perencanaan dan anggaran

b.   Program-program laporan penyimpangan

c.    Model-model analisis masalah

d.   Model-model keputusan

e.    Model-model pemeriksaan/pertanyaan

 

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajeman adalah : rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan atas jawaban atas pertanyaan

3.3. Sistem informasi untuk perencanaan strategis

Tujuan perencanaan stategis adalah untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh: •Suatu rantai pertokoan dapat memutuskan untuk mengubah manjadi usaha melalui pesanan.  Suatu toko serba ada dengan toko dipusat kota dapat memutuskan untuk mengubah menjadi suatu toko obral diluar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajeman. Kegiatan ini memang agak tidak diatur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa  dijadwalkan dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri data :

1.   Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

2.   Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.

3.   Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

4.   Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

5.   Prospek bagi industri di daerah lain.

6.   Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

7.   Peluang bagi karya usaha baru.

8.   Alternatif strategi.

9.   Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi

 

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajeman dan pengendalian operasional.

Namun demikian sistem informasi manajeman dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, misalnya :

Ø  Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

Ø  Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang.

Ø  Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dlam database komputer.

 

4. SIM berdasarkan fungsi organisasi

Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi
untuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing- masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajeman dan perencanaan strategis.

Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :

1.   Subsistem Penjualan Dan Pemasaran

2.   Subsistem Produksi

3.   Subsistem Logistik

4.   Subsistem Personalia

5.   Subsistem Keuangan dan Akunting

6.   Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)

7.   Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)

 

Kesimpulan

Didalam penjelasan diketahui bagaimana suatu informasi dapat terbentuk dan menjadikan informasi sebagai sumber pengambil keputusan melalui alur dan struktur informasi diharapakan sistem informasi manajemen mampu mengedepankan kualitas informasi yang dapat menilai apakah bernilai baik atau kurangnya informasi yang diperoleh sehingga mampu memperbaiki dan meningkatkan sistem dan struktur manajemen informasi.

Sumber : Struktur Sistem Informasi Manajemen