Pengetahuan Bisnis : Chapter 05 – Sistem Informasi Perusahaan

 

SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

 

 

A.   Sistem Informasi Perusahaan

Sistem Informasi Perusahaan adalah suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi. Sistem Informasi Perusahaan Disebut juga EntIS (Enterprise Information System). Tujuan dari EntIS adalah untuk Mengumpulkan dan menyebarkan data ke seluruh proses  yang  terdapat  di  sebuah  organisasi,  EntSI  menyediakan  data  yang  digunakan manajer untuk membuat sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.

 

Didalam EntSI terdapat 2 sistem yaitu :

 

a.   Executive information systems (EIS)

 

Satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

b.   Executive support systems (ESS)

 

Memiliki arti yang sama dengan EIS namun , demikian istilah “Sistem Penunjang Eksekutif (ESS) biasanya mengacu pada system yang memiliki set kemampuan yang lebih besar dari pada EIS. Sementara istilah EIS mempunyai konotasi memberikan informasi,  sedangkan  istilah  ESS  berkonotasi  memberikan  kemampuan  dukungan yang lain memberikan informasi.

 

Sifat EIS dan ESS : EIS

·     Disesuaikan dengan pemakai eksekutif perseorangan

 

·     Mengekstraksi, menyaring, dan menangka data yang sangat penting.

 

·     Memberikan  akses status online

 

·     Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang luas

 

·     Bersifat user Friendly

 

·     Digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara

 

·     Menampilkan informasi grafik, tabular dan tekstual

 

ESS

 

·     Memberi   dukungan   kepada   komunikasi   elektronik   (exp   :   E-mail,   computer conferencing)

·     mempunyai  kemampuan  analisis  data  (exp  :  system  penunjang  keputusan,  bahsa query, spreadsheet)

·     Mempunyai alat pengorganisasi (exp :electorinc calendar)

 

 

Alasan penggunaan Enterprise karena sistem ini  mencangkup  seluruh  set  proses  yang digunakan oleh organisasi,

- Manufaktur

 

- Penjualan

 

- Pembeliaan

 

- Dan fungsi bisnis lainnya. Tujuan EntIS :

-  Mengumpulkan  dan  menyebarkan  data  ke  seluruh  proses  yang  terdapat  di  sebuah organisasi

- EntIS menyediakan data yang digunakan  manajer untuk  membuat  sebuah keputusan dalam merencanakan dan mengendalikan proses bisnis.

Contoh EntIS :

 

-  ERP,  merupakan  sistem  yang  memungkinkan  manajemen  atas  seluruh  sumber  daya manufaktur (MRP) yang berasal dari area manufaktur.

 

B.   Evolusi Sistem Informasi Perusahaan

Dimulai dengan ide untuk membuat suatu tempat penyimpanan yang dapat diakses oleh seluruh resource yang ada di dalam perusahaan.

• Tahun 1960, Sistem Pengolahan Transaksi

 

- Berevolusi menjadi Sistem Informasi Manajemen (SIM).

 

Alasan penggunaan Sistem Informasi Manajemen (SIM) karena para manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi di dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan bisnis di masa depan.

- Berevolusi menjadi Sistem Pencatatan Kebutuhan Material (MRP)

 

MRP  pertama  kali  dikembangkan  di  area  manufaktur  untuk  mengawasi  permasalahan pengendalian persediaan yang rumit.

• MRP II

 

- Menyatukan proses bisnis yang sebelumnya dipandang sebagai proses-prose yang Terpisah. Menyatukan berbagai proses berarti mengintegrasikan berbagai sistem Informasi terpisah untuk proses tersebut.

- Menggambarkan perubahan pola pikir manajemen untuk memperlakukan berbagai

 

Prose yang terpisah tetapi berkaitan erat sebagai satu kesatuan.

 

Enterprise  Resource  Planning  (ERP)  merupakan  seluruh  sistem  informasi  mengenai berbagai proses di dalam batas perusahaan dikonsolidasi.

Penerapan Sistem Informasi Perusahaan

Terdapat  3  (tiga)  hal  yang  perlu  diperhatikan  oleh  perusahaan  ketika  memulai  untuk menerapkan sistem informasi perusahaan (EntIS), yaitu :

1. Pemilihan Penjual Perangkat Lunak

2. Pelatihan Pemakai

3. Pendekatan Peralihan

 

 

C.   Komponen Sistem Informasi Perusahaan

1.   Database yang terintegrasi

Database yang terintegrasi ini adalah database yang sama yang digunakan oleh semua lini perusahaan.

Bagian sales order, pengiriman, purchase order, inventory, finance dan akuntansi menggunakan aplikasi dan database yang sama. Data yang sudah disahkan pada modul sales_order dapat dilihat pada modul inventory, data pembayaran pelanggan yang diinput pada bagian finance dapat dilihat oleh sales yang bersangkutan. Dengan database yang terintegrasi dan realtime, maka top manajemen dapat melihat data secara cepat untuk mengambil keputusan.

 

2.   Akses yang aman ke database.

Pastikan akses ke database sesuai dengan wewenang tiap pengguna, jangan sampai ada pihak yang tidak berwenang mengubah isi database.

 

3.   Bisnis proses yang terdokumentasi.

Proses bisnis perusahaan harus terdokumentasi dengan baik.

 

Pastikan  proses  bisnis  di  dalam  dan  antar  bagian  dicetak  dengan  rapi  dan  mudah dipahami. Proses bisnis harus digambarkan secara jelas mulai dari sales_order, inventory, pengiriman, keuangan, akuntansi dan bagian-bagian lain

 

4.   Pengendalian terhadap aplikasi.

Aplikasi harus mendukung proses pengendalian internal perusahaan.

 

Ada staf yang menginput transaksi dan ada juga staf yang mengesahkan transaksi. Hindari proses transaksi yang hanya melibatkan satu staf.

 

5.   Pengendalian internal perusahaan.

 

Selain pengendalian internal aplikasi, pengendalian internal perusahaan perlu juga dilakukan supaya tidak ada kerjasama yang memberi peluang penggelapan asset perusahaan.

Pengendalian internal misalnya perputaran tugas, mewajibkan cuti dan lain sebagainya.

 

 

D.   Sistem Informasi Perusahaan dan Web

1.    Kemudahaan Penggunaan

 

- Web browser umum digunakan oleh pekerja kantor serta memiliki interface yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.

- Komunikasi ke pelanggan atau mitra bisnis melalui web browser membuat perangkat lunak ERP tidak perlu dipasang pada komputer organisasi.

- World Wide Web dapat menyediakan Web portal — tempat umum dimana para pengunjung web dapat menjalankan aplikasi dan jasa lain untuk berbagai aplikasi dari penjual ERP.

 

 

2.   Masalah Pelanggan

 

- Perbedaan metode interaksi bisnis-kebisnis dengan interaksi bisnis- kekonsumen dapat menciptakan kesulitan bagi organisasi yang menggunakan aplikasi ERP.

- Untuk mempermudah masalah, organisasi dapat memilih hanya memperbolehkan transaksi bisnis-ke-bisnis untuk berhubungan dengan sistem informasi perusahaan mereka.

 

E.   Masa Depan Sistem Informasi Perusahaan

1.  Pertumbuhan industri ERP lebih dari 30 persen per tahun, sehingga sulit untuk membuat prediksi ke masa depan.

2.  Ada dua arah yang sedang ditempuh industri tersebut untuk membuat prediksi ke masa depan, yaitu :

-  Pengembangan sistem informasi perusahaan yang lebih cepat.

 

-  Perubahan  yang  lebih  luas  dari  perencanaan  sumber  daya  perusahaan menjadi manajemen sumber daya perusahaan (gerakan untuk merencanakan dan mengendalikan berbagai proses bisnis dengan mengendalikan deskripsi proses dan data).